Integritetspolicy

Agio värderar skyddet av personuppgifter, och vi lägger därför stor vikt vid att skydda din integritet. Denna integritetspolicy förklarar och förtydligar hur vi som personuppgiftsansvarig behandlar våra besökares och kunders personuppgifter enligt (EU) 2016/679, den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR). Integritetspolicyn gäller i situationer där Agio System och Kompetens i Skandinavien AB (”Agio”, ”Vi” och ”vår”) behandlar personlig information.

Genom att använda vår webbplats godkänner du att din personliga information behandlas i enlighet med denna integritetspolicy.

Personuppgiftsansvarig 

Agio med organisationsnummer 556650–2968, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som lämnas av dig. Agio ansvarar för att behandlingen sker på ett lagligt sätt. 

Du äger dina personuppgifter, Agio hanterar dem enligt följande

Agio är enligt Dataskyddsförordningen och annan tillämplig lag ansvarig för de personuppgifter som behandlas och som Agio samlar in för att kunna ingå och fullgöra avtalet med dig som anställd, kund, leverantör eller när det är nödvändigt för att fullgöra en rättslig förpliktelse. Personuppgifter samlas in när du exempelvis blir kund, kontaktar Agio via e-post, är anställd eller ansöker om arbete eller praktik, eller i övrigt använder dig av våra tjänster.

Extern - Agios behandling av personuppgifter om kunder och leverantörer

Agio behandlar personuppgifter för att kunna fullgöra skyldigheter enligt kundavtal och för att uppfylla regler i lag. Agio behandlar i huvudsak ditt företagsnamn, organisationsnummer, kontonummer, fakturauppgifter, personnummer, e-postadress, telefonnummer, faktura­adress och kontaktuppgifter, dokumentation kopplat till uppdrag.

• Vi behöver kontaktuppgifter som förnamn, efternamn eller företagsnamn, adress, fakturaadress eller postbox och telefonnummer för att kunna skicka information och kunna nå er.
• Uppgifter om organisationsnummer används för att identifiera ett bolag. 
• Uppgifter om kontonummer, moms och fakturauppgifter krävs för att kunna fakturera dig som är kund hos Agio.  
• Vi samlar in hur besökare använder webbplatsen, via analysverktyg via dessa verktyg kan vi veta från vilka domänadresser besökare kommer ifrån och annan information som Google Analytics tillhandahåller.
• Via Facebook, Linkedin och Apsis, hanterar Agio sin marknadskommunikation.
• Den personliga informationen du tillhandahåller är data som du aktivt ger Agio genom att exempelvis maila CV samt personligt brev eller dokumentation kopplat till uppdrag.
• Din information hjälper Agio att bättre uppfylla dina individuella behov. Om du har aktiverat cookies i din webbläsare kan den informationen användas för att kunna ge en personlig användarupplevelse.
• E-postadress du angett till Agio kan användas för att skicka information, information om produkter och tjänster. Vid utskick har du möjlighet att avregistrera dig från ytterligare utskick.
• Agio har rätt att behandla de personuppgifter som krävs för att fullgöra åtaganden mot personuppgiftslämnaren. 
• Vi behandlar uppgifter om förnamn, efternamn eller företagsnamn, adress, fakturaadress eller postbox och telefonnummer baserat på kund- eller leverantörsavtalet.  
• Vi hanterar personuppgifter i analysverktyg (Google Analytics samt Apsis), Cookies, marknadskommunikation och CV & Personligt brev med stöd av intresseavvägning. 
• Agio har en rättslig förpliktelse att behandla uppgifter om fakturauppgifter och moms.
• kontaktuppgifter som namn, adress och telefonnummer, e-postadress, information om närmast anhörig för att kunna skicka information och kunna nå dig eller närmast anhörig vid behov. 
• i förekommande fall barns namn med födelsedatum för hantering av återapportering till Försäkringskassan.  
• uppgifter om namn vid avtalsskrivning, tillståndshantering och andra företagsrelaterade handlingar. 
• uppgifter namn, e-postadress och användarnamn för inloggning i IT-stöd. 
• namn och andra system i tjänsten. 
• uppgifter som personnummer för att kunna identifiera en individ i kontakter med andra myndigheter, som att betala in skatt samt hantering av pension.  
• uppgifter om löne -och skatteuppgifter för att kunna betala ut lön. 
• uppgift om medlemskap i fackförening kopplat till årlig lönerevision och eventuell arbets­rättslig åtgärd.  
• uppgifter om hälsa kopplat till rehabiliteringsärenden. 
• uppgifter kopplade till ansöknings- och rekryteringsprocess, lagras i maximalt tvåett (21) år, detta om en viss kandidat kan vara aktuell för Agios framtida tjänster. Annars gallras dessa uppgifter per omgående efter att ansökningsprocessen och/eller rekryteringsprocessen är klar.
• anställnings-och villkorsavtal, under pågående anställning år och därefter i tio (10) år.
• uppgifter kopplade till kund-och leverantörsavtal, löneuppgifter samt uppgifter om affärshändelser såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, löneunderlag, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter i tio (10) år.
• uppgifter om kunder och potentiella kunder, lagras under den tid som behovet av våra tjänster finns, därefter gallras de.
• kontrolluppgifter, tills dess att Agios pensionsåtaganden upphört.

Rättslig grund

Informationen ovan behandlas med stöd av kund- och leverantörsavtal, intresseavvägning och används för att utveckla webbplatsens funktioner och innehåll.

Extern – Rekryteringsprocess

Agio använder rekryteringsverktyget Teamtailor (nedan kallat Tjänsten) som en del av sin rekryteringsprocess. Agio är fortfarande personuppgiftsansvarig vid bruk av Tjänsten.  

När/hur samlas uppgifter in och vilka uppgifter hanteras

Uppgifter om arbetssökanden samlas in när personen lämnar in en ansökan via Tjänsten eller via andra medel ex. facebook eller LinkedIn. Personuppgifter kan även lämnas till Agio av arbetssökande via chatfunktionen som inkluderas i Tjänsten.

De typer av personuppgifter som kan samlas in under ansökningsprocessen är de som typisk tillhandahålls av arbetssökanden vid ansökan, ex. namn, emailaddress, arbetshistorik etc. Endast sådan information som är relevant för ansökningsprocessen kommer att inhämtas.

Agio kan även komma att samla in data från tredje part, som Facebook, LinkedIn och via andra offentliga källor. Detta kallas "Sourcing" och utförs manuellt av våra anställda eller automatiskt i Tjänsten.

I vissa fall kan befintliga anställda göra rekommendationer om potentiella arbetssökande. Sådana anställda kommer att lägga till personuppgifter om potentiella arbetssökande. I de fall detta görs kommer arbetssökanden att informeras om behandlingen.

Ändamål och rättslig grund

Ändamålet för behandlingen är att hantera rekrytering. All hantering grundar sig på samtycke från arbetssökanden. Ett samtycke uppstår när:

• gör en ansökan via Tjänsten, och lägger till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredje part som Facebook eller LinkedIn, och att den Personuppgiftsansvarige kan använda externa sourcing-verktyg för att lägga till ytterligare information; och
• använder Tjänsten för att ansluta till Personuppgiftsansvariges rekryteringsavdelning, och lägger till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredjepartskälla som Facebook eller LinkedIn.

Arbetssökanden samtycker också till att Personuppgiftsansvarige samlar in offentligt tillgänglig information om Användaren och sammanställer dem för användning i rekryteringsändamål.

Användaren samtycker till att personuppgifter som samlas in enligt ovanstående punkter behandlas enligt nedanstående avsnitt om Överföring och Lagring samt hur länge personuppgifterna behandlas.

Användaren har rätt att återkalla sitt samtycke när som helst genom att kontakta Agio med hjälp av kontaktuppgifterna som anges under avsnitt Hur kontaktar du Agio? nedan. Nyttjandet av denna rättighet kan dock innebära att Användaren inte kan ansöka om ett visst jobb eller på annat sätt använda Tjänsten.

Cookies

När arbetssökaren använder Tjänsten kommer information om användandet att lagras genom cookies. Cookies är passiva textfiler som lagras av webbläsaren i sökandens enhet, såsom dennes dator, mobil eller surfplatta, vid uppkoppling mot Tjänsten. Vi använder cookies för att underlätta sökandens användning av Tjänsten samt för att inhämta information såsom exempelvis statistik om sökandens användning av Tjänsten. Detta sker i syfte att säkerställa, underhålla och förbättra Tjänsten. Informationen som inhämtas från cookies kan även utgöra personuppgifter och i sådant fall omfattas behandlingen av vår Cookie Policy.

Sökanden kan när som helst neka användningen av cookies genom att ändra inställningar i sin enhet. Om så sker kan dock sökanden upplevelse av Tjänsten försämras, exempelvis genom att vissa funktioner i Tjänsten inte längre finns tillgängliga.

Intern - Agios behandling av personuppgifter om anställda

Agio behandlar dina personuppgifter för att kunna bedriva försäljning, fullgöra skyldigheter enligt anställningsavtal och för att uppfylla regler i lag och kollektivavtal. Agio behandlar i huvudsak ditt namn, personnummer, e-postadress, adress- och kontaktuppgifter, information om närmast anhörig, löne- och skatteuppgifter samt dokumentation i personalärenden och vid tecknande av säkerhetsskyddsavtal inkluderande lagstadgade registerkontroller.

Övriga uppgifter på individnivå som under en anställning samlas in och används till att fastställa vilken kompetens en person har förvärvat, var en person återfinns organisatoriskt, vilket avtalsområde personen tillhör och vem som är närmaste chef.

Rättslig grund

• Agio har rätt att behandla de personuppgifter som krävs för att fullgöra åtaganden mot personuppgiftslämnaren. 
• Vi behandlar uppgifter om namn, personnummer och kontaktuppgifter baserat på anställningsavtalet.  
• Agio hanterar personuppgifter i avtalsskrivning och andra företagsrelaterade handlingar med stöd av intresseavvägning. 
• Vi hanterar personuppgifter i IT-system i tjänsten med stöd av intresseavvägning. 
• Agio har en rättslig förpliktelse att behandla uppgifter om lön, skatter, hälsouppgifter och facklig tillhörighet. 

Mottagare av personuppgifterna

 Agio kan lämna ut dina personuppgifter till externa mottagare enligt följande: 

• Skatteverket 

• Försäkringskassan 
• Pensionsförvaltare 
• Banker 
• Svenskt Näringsliv 

• Kronofogdemyndigheten i relevanta fall 
• IT-leverantörer och samarbetspartners som behandlar personuppgifter för Agios räkning. 

 

I de fall Agio överför eller ger tillgång till dina personuppgifter till externa mottagare som behandlar personuppgifter i egenskap av Agios personuppgiftsbiträde, har personuppgiftsbiträdesavtal med instruktioner om behandlingen tecknats med dessa parter om så i fallet behövs.   

Överföring till tredje land 

Agio överför idag inte personuppgifter till länder utanför EU/EES. Om så skulle bli gällande kommer du bli informerad om detta och personuppgifterna kommer bara överföras till länder utanför EU/EES om berört land har en s.k. adekvat skyddsnivå enligt EU eller EU-kommissionen, ex. uppfyller kraven enligt Privacy Shield där relevant bindande avtal måste ha tecknats.

Hur länge lagras personuppgifter?

Agio sparar endast dina personuppgifter under den tid som är nödvändigt för att uppfylla våra avtalsförpliktelser och vid behov enligt lagstadgad lagringstid. När Agio sparar dina personuppgifter för andra ändamål än våra avtalsförpliktelser, till exempel med stöd av intresseavvägning, behandlas endast personuppgifter som är nödvändiga och / eller lagstadgat för ändamålet. När det inte längre finns ett syfte eller en laglig skyldighet att lagra personuppgifterna, gallras eller anonymiseras dem.

Lagrade personuppgifter

Agio kommer som huvudregel att spara följande personuppgifter:

Personuppgifter som endast samlas in för ett visst ändamål lagras till minimum för att kunna utföra syftet, även känt som dataminimering.

Dina personliga rättigheter

Rätt till tillgång

Du har rätt att begära en rapport om vilka personuppgifter vi har om dig genom att begära ett så kallat registerutdrag. Registerutdraget kommer att lämnas ut senast inom 30 dagar.

Vid begäran av registerutdrag ska detta ske i skriftlig form, innehålla uppgifter om namn och personnummer och vara egenhändigt undertecknad. Detta behöver vi för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person. Vid utlämnade av information krävs uppvisande av giltig ID-handling. 

Rätt till rättelse

Agio har ett ansvar för att se till att dina personuppgifter är korrekta. För att säkerställa detta kontrolleras du själv dina uppgifter via intranätet samt på vår webbsida. Om du upptäcker felaktigheter kan du göra rättelser av vissa uppgifter. Om det finns felaktigheter som du inte själv kan rätta, kontaktar du din närmaste chef som ser till att uppgifterna korrigeras och stämmer.

Rätt till radering

Så länge anställningen pågår innebär det att rätten till radering inte kan tillämpas. Rätten till radering under anställningstiden gäller dock för den behandling som sker med samtycke eller intresseavvägning som rättslig grund. Du har även rätt till radering i vissa andra fall som bedöms när det blir aktuellt.  

För personer som lämnat in personuppgifter under en ansökningsprocess som inte ledde till anställning kan en begäran om radering göras efter ett bekräftat avslag. Om en begäran om radering görs under ansökningsprocess kan processen inte fortsätta.

 

Rätten att bli glömd gäller endast om: 

• Uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för.  
• Behandlingen grundar sig på berättigade intresse som den registrerade bestrider och som avgörs vara ogiltiga. 
• Personuppgifterna har behandlats olagligt. 

 

Du som tidigare medarbetare kan inte begära att få bli bortglömd om Agio måste behålla personuppgifterna för att uppfylla en rättslig förpliktelse. Skulle begäran om radering bli aktuell, måste en dialog ske mellan Agio som personuppgiftsansvarig och dig som begär radering av personuppgifter. 

Rätt till begränsning

Du har även rätt att begära begränsningar av behandlingen av dina personuppgifter om du anser att de uppgifter som behandlas om dig är inkorrekta, att Agios behandling är olaglig eller om dina personuppgifter inte längre behövs för ändamålen för personuppgiftsbehandlingen. Begränsningen innebär att Agio inte får göra något med dina personuppgifter mer än att fortsätta lagra dem.

Rätt till dataportablitet

Under vissa förutsättningar, har du rätt att få dina personuppgifter utlämnade av Agio i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format så de kan överföras till en annan personuppgiftsansvarig, så kallat dataportablitet.

Rätt till invändning

Du har när som helst rätt att göra invändning på en eller flera behandlingar om du anser att det inte utförs på ett korrekt sätt. 

Rätt till återkallande av samtycke

Du har rätt att återkalla ditt samtycke till behandling av personuppgifter och att förbjuda användningen av din personliga information för exempelvis direkt marknadsföring.

För mer information gällande registerutdrag, rättning av personuppgifter, begränsningar m.m. vänligen kontakta HR-chef Joakim Wiklund (joakim.wiklund@agio.se)

Uppdatering av Integritetspolicy

Agio förbehåller sig rätten till att revidera denna Integritetspolicy från tid till annan, på grund av den tekniska utvecklingen, ändringar i gällande dataskyddslagstiftning eller ändringar i Agios rutiner, policys, riktlinjer eller affärsstrategi.

Datumet för den senaste ändringen anges i slutet av integritetspolicyn. Därför rekommenderar vi på Agio dig att läsa integritetspolicyn regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar. Om vi ändrar policyn på ett sätt som väsentligt skiljer sig från vad som angavs, kommer vi att underrätta dig om dessa förändringar och vid behov be dig om att på nytt samtycka till Agios personuppgiftsbehandling.

 

Hur kontaktar du Agio?

Begäran om registerutdrag, information, radering eller rättning av felaktiga uppgifter skickas till: 

 

Dataskyddsombud (HR-chef joakim Wiklund) Agio System och Kompetens AB 

Västra varvsgatan 3 972 36 Luleå 

Telefon: 0920 22 51 50 

E-post: joakim.wiklund@agio.se

Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande dataskyddsförordning, bör du anmäla det till Dataskyddsombudet snarast.

Du kan också lämna in dina synpunkter till Datainspektionen. 

  Senast ändrad: 2021-06-07